฿
คู่มือการใช้งาน · User manual

ระบบบันทึกค่าใช้จ่าย

บันทึกค่าใช้จ่าย เบิกเงิน และอนุมัติการเบิก — ล็อกอินด้วยบัญชีเดียวกับ ERP ข้อมูลแชร์ทั้งบริษัทผ่านฐานข้อมูลกลาง

🔐 ล็อกอินด้วยบัญชี ERP 👥 พนักงาน & แอดมิน ☁️ ต้องต่ออินเทอร์เน็ต

01 ระบบนี้ทำอะไร

เครื่องมือบันทึกและติดตามค่าใช้จ่ายของบริษัท ตั้งแต่ซื้อสินค้า ค่าออฟฟิศ ค่าเดินทาง ไปจนถึงเงินเดือน พร้อมระบบเบิก–อนุมัติในตัว

ทุกคนใช้ บัญชีเดียวกับระบบ ERP เข้าสู่ระบบ ข้อมูลทั้งหมดเก็บบนฐานข้อมูลกลาง (Supabase) จึงเห็นตรงกันทุกเครื่องทุกคน — ต่างจากเดิมที่เก็บในเครื่องเดียว

✅ เห็นเหมือนกันทั้งบริษัท เปิดจากคอมพิวเตอร์ที่ทำงานหรือมือถือก็เห็นข้อมูลชุดเดียวกัน แต่ ต้องต่ออินเทอร์เน็ต เสมอเพราะข้อมูลอยู่บนคลาวด์

02 เริ่มต้นใช้งาน & เข้าสู่ระบบ

เปิดเว็บแอปแล้วเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของ ERP — ตัวเดียวกับที่ใช้ล็อกอินระบบขาย/สต็อก

  1. เปิดแอปเปิดที่อยู่เว็บของระบบในเบราว์เซอร์ (เช่น Chrome) — ติดตั้งลงหน้าจอมือถือได้เหมือนแอปจริง
  2. กรอกชื่อผู้ใช้ + รหัสผ่านใช้บัญชีเดียวกับ ERP ถ้ากรอกผิดจะขึ้นข้อความ “ชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่านไม่ถูกต้อง”
  3. เข้าสู่ระบบระบบจำการล็อกอินไว้ ปิด–เปิดใหม่ไม่ต้องกรอกซ้ำ จนกว่าจะกดปุ่มออกจากระบบ (⏻ มุมซ้ายบน)
⚙️ ตั้งค่าครั้งแรก (เฉพาะแอดมิน ทำครั้งเดียว) ครั้งแรกสุดต้องสร้างตารางในฐานข้อมูลก่อน — ถ้ายังไม่ได้สร้าง แอปจะขึ้นกล่องเหลืองพร้อมปุ่ม “📋 คัดลอก SQL” ให้กดคัดลอกแล้วนำไปวางใน Supabase → SQL Editor → กด Run แล้วรีเฟรชหน้าเว็บ 1 ครั้ง เป็นอันเสร็จ

03 สิทธิ์ผู้ใช้ 2 ระดับ

ระบบแบ่งสิทธิ์ตามบทบาทในบัญชี ERP โดยดูจากค่า role ของแต่ละคน

สิ่งที่ทำได้ พนักงาน แอดมิน
เห็นรายการค่าใช้จ่ายทั้งบริษัท✓✓
เพิ่มรายการ / ยื่นเบิกของตัวเอง✓✓
แก้ไข / ลบรายการเฉพาะของตัวเองทุกรายการ
อนุมัติ / ปฏิเสธการเบิก✕✓
ดึงข้อมูลจาก ERP✕✓
ตั้งคนดูแลกระเป๋าเงิน✕✓
ลงเบิกแทนคนอื่นเฉพาะ “คนดูแลกระเป๋า” (สาขาตัวเอง)ทุกคน
💡 “คนดูแลกระเป๋าเงิน” คือใคร พนักงานทั่วไปที่แอดมินตั้งให้มีสิทธิ์พิเศษ = ลงรายการเบิกแทนเพื่อนในสาขาเดียวกันได้ (ดูข้อ 07 และ 09)

05 ประเภทค่าใช้จ่าย

ทุกรายการจัดอยู่ใน 1 ใน 4 ประเภท ซึ่งกำหนดพฤติกรรมของฟอร์มและรายงาน

📦 ซื้อสินค้ามาขาย

สินค้าที่รับเข้ามาขาย ปกติมาจากการดึง ERP อัตโนมัติ (มีเลขเอกสารกันซ้ำ)

🏢 ค่าใช้จ่ายออฟฟิศ

ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด อุปกรณ์สำนักงาน ของใช้ทั่วไป ระบุร้านค้า/ผู้ขาย

🚗 ค่าเดินทาง · เบิกได้

ค่าน้ำมัน / ทางด่วน / ไรเดอร์ — เป็น “การเบิกเงิน” ที่ต้องผ่านการอนุมัติ

💰 เงินเดือนพนักงาน

เงินเดือนรายคน ระบุชื่อพนักงานเป็นผู้เกี่ยวข้อง

06 เพิ่ม / แก้ไขรายการ

กดปุ่ม “+ เพิ่มรายการ” มุมขวาบนเพื่อเปิดฟอร์ม

  1. เลือกประเภทฟอร์มจะปรับช่องกรอกให้เองตามประเภท (เช่น เลือกค่าเดินทางจะมีช่องประเภทย่อยและผู้เบิก)
  2. กรอกวันที่ + จำนวนเงินสองช่องนี้จำเป็นต้องกรอก
  3. ใส่รายละเอียด / ผู้เกี่ยวข้องชื่อร้านค้า ผู้ขาย หรือพนักงาน แล้วแต่ประเภท
  4. แนบรูปใบเสร็จ (ถ้ามี)ไม่บังคับ — คลิกที่รูปย่อในตารางเพื่อดูแบบเต็มได้
  5. กดบันทึกรายการจะขึ้นทันทีและซิงก์ให้ทุกคนเห็น
✏️ แก้ไขทีหลัง คลิกที่แถวรายการเพื่อเปิดแก้ไข — จะแก้/ลบได้เฉพาะ รายการของตัวเอง (แอดมินแก้ได้ทุกอัน) รายการของคนอื่นจะเปิดดูได้อย่างเดียว

07 การเบิกเงิน 2 ฝ่าย

รายการ “ค่าเดินทาง” คือการเบิกเงิน ซึ่งเกี่ยวข้องกับคน 2 ฝ่ายเสมอ

ฝ่ายที่ 1

ผู้เบิก

พนักงานที่เป็นเจ้าของรายการ — คนที่ได้รับเงิน

→
ฝ่ายที่ 2

ผู้ให้เงินเบิก

คนดูแลกระเป๋าเงินของสาขา ที่จ่ายเงินและลงรายการแทน (บางสาขาอาจไม่มี)

ใครลงรายการได้บ้าง

พนักงานทั่วไป — ลงเบิกของตัวเองเท่านั้น ระบบตั้งให้เป็นผู้เบิกอัตโนมัติ

คนดูแลกระเป๋า / แอดมิน — จะเห็นช่อง “ผู้เบิก” ในฟอร์ม เลือกได้ว่าลงแทนใคร เมื่อลงแทนคนอื่น ระบบจะบันทึกตัวเองเป็น “ผู้ให้เงินเบิก” โดยอัตโนมัติ

คนดูแลกระเป๋าเลือกผู้เบิกได้ เฉพาะพนักงานในสาขาเดียวกัน · แอดมินเลือกได้ทุกคน

⏳ ต้องรออนุมัติ เมื่อพนักงานยื่นเบิก รายการจะขึ้นสถานะ “รออนุมัติ” จนกว่าแอดมินจะอนุมัติ (ดูข้อ 08) — ในตารางจะแสดงว่า “ผู้เบิก: … · ให้โดย …”

08 อนุมัติการเบิก — แอดมิน

คำขอเบิกค่าเดินทางทั้งหมดมารวมที่เมนู ✅ อนุมัติการเบิก

สลับดูได้ 3 สถานะ: รออนุมัติ · อนุมัติแล้ว · ปฏิเสธ จำนวนที่ยังค้างจะขึ้นเป็นตัวเลขแดงข้างเมนู

  1. เปิดแท็บ “รออนุมัติ”ดูวันที่ ผู้เบิก ประเภท จำนวนเงิน และรูปใบเสร็จ (คลิกดูเต็มได้)
  2. กด ✓ อนุมัติ หรือ ✕ ปฏิเสธระบบบันทึกว่าใครอนุมัติและเมื่อไร
  3. ย้อนสถานะได้ในแท็บอนุมัติแล้ว/ปฏิเสธ กด “↺ คืนสถานะรออนุมัติ” เพื่อแก้ไข

09 ตั้งคนดูแลกระเป๋าเงิน — แอดมิน

กำหนดว่าใครมีสิทธิ์ลงเบิกแทนเพื่อนในสาขา ที่เมนู 👛 คนดูแลกระเป๋า

  1. เลือกพนักงานจากรายชื่อรายชื่อดึงจากบัญชี ERP ที่ยัง active
  2. กด “+ เพิ่มเป็นคนดูแลกระเป๋า”ระบบบันทึกสาขาของคนนั้นให้อัตโนมัติ
  3. เอาออกเมื่อไรก็ได้กดปุ่ม “ลบ” ในตารางเพื่อยกเลิกสิทธิ์
🏢 ผูกกับสาขาโดยอัตโนมัติ คนดูแลกระเป๋าจะลงเบิกแทนได้เฉพาะพนักงานในสาขาเดียวกับตัวเอง (อ้างอิงสาขาจาก ERP) — สาขาที่ไม่มีคนดูแลกระเป๋า พนักงานลงเบิกของตัวเองได้ตามปกติ

10 ช่วงเวลา & รอบบัญชี 26–25

ตัวกรองช่วงเวลามุมขวาบน ตั้งค่าเริ่มต้นเป็นรอบบัญชีของบริษัท

บริษัทใช้ รอบบัญชี 26–25 (เริ่มวันที่ 26 ถึงวันที่ 25 ของเดือนถัดไป) ระบบจึงตั้งค่าเริ่มต้นเป็น “รอบนี้ (26–25)” ให้อัตโนมัติ ไม่ต้องเลือกวันเอง

ตัวเลือกอื่น: รอบที่แล้ว · เดือนนี้/เดือนที่แล้วแบบปฏิทิน · ปีนี้ · ทุกช่วงเวลา · หรือ กำหนดเอง (เลือกวันเริ่ม–สิ้นสุด) — ทั้งภาพรวม รายการ และการส่งออกจะแสดงเฉพาะช่วงที่เลือก

11 รายงาน & ส่งออกข้อมูล

📈 รายงานรายเดือน — กราฟแนวโน้ม สัดส่วนแยกประเภท และตารางสรุปแยกเดือน

⬇ ส่งออก CSV — บันทึกรายการในช่วงที่เลือกเป็นไฟล์ เปิดใน Excel ได้ (รองรับภาษาไทย)

💾 สำรองข้อมูล (JSON) — ดาวน์โหลดสำเนาข้อมูลปัจจุบันเก็บไว้

📱 ติดตั้งเป็นแอป กด “ติดตั้ง” ในเบราว์เซอร์เพื่อเพิ่มลงหน้าจอมือถือ/เดสก์ท็อป เปิดใช้เต็มจอเหมือนแอปจริง

12 ปัญหาที่พบบ่อย

เข้าสู่ระบบไม่ได้ / ขึ้นว่ารหัสไม่ถูกต้อง

ใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเดียวกับระบบ ERP ตรวจว่าพิมพ์ถูกและบัญชียัง active อยู่

ถ้าขึ้นว่า “เชื่อมต่อฐานข้อมูลไม่ได้” ให้ตรวจอินเทอร์เน็ต — ระบบต้องออนไลน์

ขึ้นกล่องเหลือง “ยังไม่ได้ตั้งค่าฐานข้อมูล”

แปลว่ายังไม่ได้สร้างตารางในฐานข้อมูล (ทำครั้งเดียวโดยแอดมิน) กดปุ่ม “คัดลอก SQL” นำไปวางใน Supabase → SQL Editor → Run แล้วรีเฟรชหน้าเว็บ

แก้ไข/ลบรายการของคนอื่นไม่ได้

เป็นเรื่องปกติ — พนักงานแก้/ลบได้เฉพาะรายการของตัวเอง (หรือรายการที่ตัวเองลงเบิกแทนในฐานะคนดูแลกระเป๋า) ส่วนแอดมินแก้ได้ทุกอัน

ไม่เห็นช่อง “ผู้เบิก” ตอนลงค่าเดินทาง

ช่องนี้ขึ้นเฉพาะแอดมินและคนดูแลกระเป๋า พนักงานทั่วไปจะลงเบิกเป็นของตัวเองเสมอ ถ้าต้องลงแทนคนอื่น ให้แอดมินตั้งเป็นคนดูแลกระเป๋าก่อน (ข้อ 09)

ข้อมูลไม่ขึ้น / เปิดออฟไลน์แล้วว่าง

ข้อมูลอยู่บนคลาวด์ ต้องต่ออินเทอร์เน็ตจึงจะเห็น เปิดออฟไลน์จะเข้าหน้าแอปได้แต่ไม่เห็นข้อมูลสด

ระบบบันทึกค่าใช้จ่าย · คู่มือการใช้งาน ล็อกอินด้วยบัญชี ERP · ข้อมูลบน Supabase